Jak przygotować się do opracowania specyfikacji technicznej dla rozwiązań IT (Pobierz wzór SIWZ w doc )

Obserwując naszą grupę na Facebooku  “Dostępny Samorząd i Cyfrowa Gmina”, zauważyłem sporo pytań związanych z procedurami i przygotowaniem specyfikacji technicznej zamówienia dla grantu “Cyfrowa Gmina”. Z tego miejsca chciałbym zaprosić do dołączenia wszystkich, którzy chcieliby poszerzyć swoją wiedzę lub też podzielić się swoim doświadczeniem.

Przypominam, że ostatnia runda aplikowania o grant w „Cyfrowej Gminie” zakończyła się w lutym. W związku z tym bardzo wiele gmin już realizuje procedurę wyboru wykonawców czy dostawców w ramach tego grantu. Jednakże wielu dopiero przystępuje do realizacji procedury. Dlatego teraz jest odpowiedni czas, aby zaznajomić się z obowiązującymi procedurami i odpowiednio przygotować się do działań w tym zakresie.

W niniejszym artykule postaram się przybliżyć istotne kwestie, które powinny być w ramach prawidłowego przygotowania dokumentacji technicznej, jej wykonania i odpowiedniego sprecyzowania. 

Jak przygotować dokumentację techniczną w procesie wyboru dostawców w grantach „Cyfrowa Gmina” 

Dla prawidłowej realizacji procedury wyboru wykonawcy konieczne będzie zaznajomienie się zarówno z Wytycznymi w Zakresie Kwalifikowalności oraz z ustawą o Prawie Zamówień Publicznych (PZP). Poniżej przedstawię czynności, które muszą zostać zrealizowane w celu poprawnego przeprowadzenia całego procesu wyboru wykonawcy.

Wybór trybu postępowania

Wybór trybu, w jakim będzie realizowane postępowanie, jest bardzo istotny i należy pamiętać, że w niektórych sytuacjach warto wybrać bardziej restrykcyjny tryb postępowania. Wydawanie środków publicznych, w tym w szczególności z dofinansowań, wiąże się z możliwością otrzymania dotkliwych kar finansowych za popełnione w procedurze błędy. Dlatego jest to tak ważny aspekt realizacji każdego przedsięwzięcia grantowego dofinansowanego ze środków UE. 

Od czego zacząć? 

Przede wszystkim, zanim wybrany zostanie odpowiedni tryb, należy ostatecznie ustalić wartość zamówienia. Wartość zamówienia to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest wymaganym elementem całej procedury i powinno być udokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu podczas ewentualnej kontroli. Gminy, jako podmioty będące zamawiającymi w rozumieniu PZP, w pierwszej kolejności dokonują szacowania wartości zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy. 

Uwaga! W przypadku naruszenia przez grantobiorcę warunków i procedur postępowania o udzielenie zamówienia, właściwa instytucja będąca stroną umowy uznaje całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne, zgodnie z rozporządzeniem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.
 

Powyższe zestawienie zostało opracowane na podstawie podrozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków i podrozdziału 3.4 Katalogu wydatków kwalifikowalnych  w projektach realizowanych w ramach V osi priorytetowej – REACT- EU, Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. Wybór procedury postępowania warunkują oczywiście terminy i sposób przeprowadzenia danego zamówienia, a co za tym idzie również stworzenie odpowiedniej dokumentacji, którą należy przygotować dla całej wybranej procedury.

Opis przedmiotu zamówienia w SIWZ

Opis przedmiotu zamówienia jest jednym z najważniejszych elementów procedury wyboru wykonawcy czy dostawcy. To od precyzji i zapisów zamieszczonych w opisie przedmiotu zamówienia zależy, de facto, czy ostatecznie otrzymamy usługę, czy produkt, który spełni konkretne wymogi funkcjonalne, jakościowe, a także pozwoli nie przekroczyć zaplanowanego budżetu i wreszcie pozwoli zrealizować wyznaczone cele.

To na jego podstawie dokonuje się szacowania wartości zamówienia, do niego dopasowuje się warunki i kryteria wyboru wykonawców. Dlatego opis powinien być szczegółowy i obiektywny. Powinien uwzględniać wszystkie elementy istotne dla zamawiającego i nie powodować problemów interpretacyjnych. 

Należy pamiętać, że niejednoznaczność lub niezrozumiałość opisu może ograniczać zainteresowanie ofertą lub mieć wpływ na cenę złożonych ofert, tj. powodować jej nieuzasadnione zawyżenie lub zaniżenie. Przy opisie przedmiotu zamówienia należy stosować nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV), o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 roku w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), a więc jednolitym systemie klasyfikacji.  

Zasadą wyboru jest kod jak najbardziej zbliżony do przedmiotu zamówienia. Jeżeli przedmiot zamówienia trzeba opisać kilkoma kodami, ważne jest, aby jako podstawowy wybrać jeden kod odpowiadający, zdaniem zamawiającego, najistotniejszemu elementowi danego zamówienia. 

Uwaga! Konsekwencje niedokładnego czy niepełnego opisu przedmiotu zamówienia obciążają zamawiającego. 

Warunki udziału w postępowaniu 

Warto zacząć od tego, że teoretycznie nie trzeba definiować żadnych warunków udziału w postępowaniu, gdyż mają one charakter fakultatywny, czyli mogą one być, ale nie muszą. Należy jednak mieć na uwadze, że niekiedy konieczność formułowania określonych warunków może zostać narzucona przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie. Na przykład przy wymaganiach stawianych dla wykonawców audytów cyberbezpieczeństwa w grancie “Cyfrowa Gmina”, które powinny być wykonane przez osobę posiadającą uprawnienia wskazane w Rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 12 października 2018 r., w sprawie wykazu certyfikatów uprawniających do przeprowadzenia audytu w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r., o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa. 

Pamiętać należy jednak, że jeśli stawia się warunki, to w jakimś stopniu ogranicza się konkurencję w postępowaniu. Należy więc to wykonać w taki sposób, aby nie spotkać się z zarzutem nieuczciwego ograniczenia konkurencji lub nierównego traktowania wykonawców. 

Uwaga! Nadmiernie sprecyzowane warunki, np. wymóg posiadania doświadczenia określony na poziomie przewyższającym zakres zamówienia o więcej niż dwa razy (tak wynika z opinii Prezesa UZP), mogą zostać zakwestionowane przez instytucje kontrolne.

Kryteria oceny ofert

Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia powinno się formułować w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przy czym: 

• Kryteria oceny ofert oraz wagi zawsze muszą być zdefiniowane i dobrze sprecyzowane. 
• Cena może być jedynym kryterium oceny ofert i jest to kryterium, które należy wskazać zawsze!
• Jeśli określa się inne kryteria niż cena, np. kryteria jakościowe,waga kryterium ceny nie musi być największa, ale wszystkie kryteria oceny ofert powinny być mierzalne.

Należy pamiętać, że zamawiający ma obowiązek dbania o wysoką jakość przedmiotu zamówienia. Osobiście uważam, że przy wartościowych zamówieniach warto wprowadzić kryteria jakościowe oceny ofert odnoszących się do przedmiotu zamówienia, takich jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne itp.

Podsumowując powyższe, warto podkreślić, że prawidłowe przygotowanie postępowania, wraz z precyzyjnie i dobrze przygotowaną dokumentacją, pozwolą osiągnąć założone cele, otrzymać odpowiednią jakość do ceny usługi oraz umożliwią realizację zgodnie z wytycznymi, nie narażając się na ewentualne kary finansowe. 

Na koniec, dla wszystkich zainteresowanych tą tematyką, udostępniamy przykładową dokumentację – opis przedmiotu zamówienia oraz warunki udziału i kryteria oceny ofert dotyczące migracji strony www i BIP do bezpiecznej usługi chmurowej - SIWZ dostepny w DOC

Źródła:

• Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014–2020.
• Ustawa PZP
• Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020